ERP для IT-спільноти: кейс IT Ukraine × LBS Cloud

IT Ukraine Association – найбільша галузева асоціація, що об’єднує понад 260  ІТ-компаній України.. Асоціація створює середовище для розвитку українського  IT-ринку, запускає комітети, проводить дослідження та розвиває системну взаємодію бізнесу та держави

 

Зі зростанням кількості мемберів, ініціатив і комунікацій Асоціація зіткнулася з необхідністю централізувати дані та впорядкувати процеси для системного управління організацією. Інформація надходила з різних каналів – онлайн-форм, заходів, внутрішніх ініціатив – і не формувала єдиної аналітичної картини.

 

Потрібне було рішення, яке дозволить керувати спільнотою як екосистемою.

 

Чому ERP для асоціації – складніше, ніж для бізнесу

 

Неприбуткові організації мають специфічні  операційні процеси, які суттєво відрізняються від класичних комерційних компаній. Асоціація працює не з клієнтами, а з екосистемою учасників: компанії-мембери, партнери, комітети, міжнародні організації, події та консультації.

 

При цьому під бізнес-модель некомерційних організацій не існує готових ERP-рішень, які б повністю враховували особливості їхньої роботи. Класичні ERP або CRM системи часто не передбачають роботу з членством, комітетну структуру, складні формати взаємодії та події як ключовий інструмент роботи з комʼюніті.

 

У результаті більшість асоціацій змушені працювати у комбінації різних сервісів, які не дають достатньої ефективності.

 

Саме тому IT Ukraine Association поставила перед собою задачу побудувати єдину цифрову операційну систему управління асоціацією.

 

Вибір ERP-рішення 

 

Під час вибору ERP-рішення команда Асоціації розглядала різні системи. Важливо було знайти систему, яка не лише автоматизує процеси, а й здатна масштабуватися разом із організацією.

 

Система LBS Cloud відповідала таким  вимогам:

• гнучкість та можливість адаптації під специфіку асоціації;
• єдина логіка екосистеми замість окремих модулів;
• централізована модель роботи з компаніями та контактами.

 

Команда LBS Cloud запропонувала архітектуру майбутньої цифрової екосистеми. Платформа була кастомізована під потреби IT Ukraine Association, що дозволило адаптувати ERP-систему до реальних процесів організації.

 

Єдина ERP-екосистема для управління спільнотою

 

У результаті впровадження була створена єдина ERP-екосистема, яка охоплює ключові процеси організації:

• лідогенерацію;
• роботу з мемберами;
• події;
• консультації;
• проєкти;
• HR-процеси;
• внутрішню операційну діяльність;
• взаємодію з партнерами.

 

Одним із перших кроків стала інтеграція онлайн-опитувань. Тепер будь-яка відповідь з форми автоматично потрапляє в систему, де створюється або оновлюється профіль компанії, зберігається джерело звернення та фіксується контекст взаємодії. Це дозволило сформувати єдину базу потенційних і діючих мемберів.

 

У системі також була побудована централізована модель компаній і контактів із розширеними бізнес-атрибутами. Система дозволяє сегментувати IT-ринок за індустріями, регіонами, ролями контактів та участю в ініціативах Асоціації, що відкриває можливості для персоналізованої комунікації та глибокої аналітики. У картках компаній зберігається:

• інформація про компанію;
• представники;
• участь у комітетах;
• участь у подіях;
• консультації;
• історія взаємодій з асоціацією.

Процесне управління залученням мемберів

 

CRM у LBS Cloud була налаштована як процесний інструмент управління взаємодією.

 

Ліди автоматично потрапляють у модуль CRM, де команда може контролювати статуси, відповідальних осіб та історію комунікацій. Система забезпечила:

• прозорість кожного етапу роботи;
• контроль взаємодії з потенційними учасниками;
• вимірюваність процесів;
• аналітику конверсії.

 

Таким чином, залучення нових мемберів стало структурованим процесом.

 

Автоматизація подій та роботи з ком’юніті

 

Події є одним із ключових інструментів роботи Асоціації з IT-спільнотою. LBS Cloud дозволила автоматизувати ключові процеси навколо них:

• реєстрації;
• комунікації;
• списки учасників;
• післяподієві опитування.

 

Система показує, хто зареєструвався, хто фактично відвідав подію, а також які нові контакти з’явилися. Нові контакти автоматично створюються в CRM та потрапляють у подальші процеси роботи.

 

Проєкти, HR-процеси та операційна ефективність

 

ERP-екосистема також охопила внутрішні процеси організації. У системі впроваджено модуль управління проєктами та задачами. Співробітники можуть:

• вести задачі в системі;
• фіксувати витрачений час;
• працювати в єдиному операційному середовищі.

 

Окремо були цифровізовані HR-процеси:

• структура команди;
• підпорядкування;
• картки співробітників;
• відпустки;
• лікарняні;
• вихідні;
• відрядження;
• табелі;
• запити на використання коштів (витрати);
• Performance Review.

 

У результаті внутрішні процеси стали більш прозорими та централізованими.

Результати впровадження

 

У результаті впровадження LBS Cloud IT Ukraine Association отримала:

• єдину централізовану ERP-платформу;
• автоматизовану лідогенерацію через онлайн-канали;
• структуровану базу компаній та контактів;
• процесну модель управління залученням;
• аналітичний інструмент для розвитку IT-екосистеми.

 

ERP-система стала цифровим ядром управління спільнотою та фундаментом подальшого масштабування ініціатив.

 

У середньостроковій перспективі це має позитивний ефект і для операційної ефективності організації – зокрема через покращення retention мемберів, системну роботу з лідами та масштабування сервісів для учасників спільноти.