Дата публікації:
Публікація:
Компанії Сrayon та Innoware провели спільний вебінар «Як українському бізнесу відмовитися від 1C/BAS у сфері HR-обліку та нарахування зарплати: міграція на спеціалізоване рішення IW HR&Payroll». Учасники дізнались про відмову від російського ПЗ 1C/BAS та можливості міграції на спеціалізоване рішення IW HR&Payroll від Innoware.
На вебінарі спікерки Олена Чернець (керівниця практики впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central) та Віталіна Алексєєва (провідна консультантка і системна архітекторка) розповіли про можливості та переваги IW HR&Payroll — спеціалізованого рішення для кадрового обліку та нарахування зарплати. Також обговорили загрози, які несе використання російського програмного забезпечення для українських компаній, і небезпеку подальшої його експлуатації.
IW HR&Payroll — це сучасне, гнучке та технологічне рішення для кадрового обліку та зарплати, розроблене Innoware на базі Microsoft Dynamics 365 Business Central. Воно повністю відповідає українському законодавству та може інтегруватися з будь-якою ERP-системою.
Дізнайтесь більше в Q&A сесії
1. Ви розгортаєте Microsoft Dynamics 365 Business Central як SaaS або як on-premises? Коли було сказано хмарне розміщення в M365 малось на увазі SaaS?
Рекомендуємо повністю хмарне розміщення (SaaS), але також можливе розміщення on-prem (на власних серверах чи в приватній хмарі).
2. Наскільки документація локалізована відносно українських нормативів? ЄСВ, ДПС, податкові декларації і т.п.
IW HR&Payroll підтримує всі вимоги до законодавства України: від розрахунку специфічних нарахувань (наприклад, відпускні) до формування регламентованої звітності (1-ПВ, Об’єднана звітність). В частині IW Localization реалізований податковий модуль — облік податкових накладних, формування декларацій тощо)
3. Mодуль Payroll: формування звітів як-то ЕСВ з подальшою передачею (file export-import) до MEDOC.
Об’єднана звітність вивантажується у XML форматі для подальшого завантаження в M.E.Doc.
4. Чи є вже робоча інтеграція з SAF-T ?
SAF-T ще не фіналізовано, оскільки немає досі однозначних вимог від податкової. Частково ця функціональність вже існує і буде доопрацьована as soon as.
5. Щодо відпусток: якщо людина мобілізована, чи нараховуються їй відпустки, чи ні? Бо за поточним законодавством, нарахування кількості доступних днів, повинно зупинитись.
За допомогою налаштувань нарахування відпустки мобілізованим співробітникам припиняється.
6. Це коробочне рішення чи може бути перенесення всіх власних доробок з 1С/BAF?
Це рішення побудоване на основі Microsoft Dynamics 365 Business Central. Просто перенести власні доробки не вийде, оскільки зовсім інша архітектура рішень. Проте,
звісно, можна виконати всі необхідні модифікації для відповідності вимогам саме вашої компанії.
7. Чи можна буде програмувати в Microsoft Dynamics ваш модуль по тому функціоналу, який нам потрібен, чи це закрите рішення і ви не робите зміни?
Компанія не надає повний доступ до коду рішення, але користувач може будувати власну функціональність “поруч”. Деякі клієнти мають власні команди розробки і використовують ці можливості.
8. Чи є публічні API для інтеграції в свої рішення?
Так, інтеграція по API можлива.
9. Резерви відпустки теж рахуються?
Так, така функціональність наявна у системі.
10. Рішення передбачає on-prem розгортання і perpetual license?
На жаль, perpetual license перестали бути доступні з 1 квітня поточного року. На зараз при розміщенні on-prem ліцензії продаються також по моделі підписки.
11. Щодо шпигунства. Скажіть, ви робили моніторинг трафіку платформ 1С чи конкретної конфігурації?
Innoware орієнтується на Держспецзв’язок, який розробляє реєстр ворожого софту і самі вони роблять моніторинг трафіку російського ПЗ.
12. Чи є можливість вести облік ЗП по бухгалтерському і управлінському обліку (різні правила, статті, аналітики, періоди рознесення, тощо). Чи можна робити одним документом, але різними проводками, чи краще фіксувати паралельно 2 документи (1 для бух.обліку і 1 для упр.обліку)?
Це питання залежить від того, наскільки УО і БО відрізняються. Якщо питання тільки в аналітиках, то це можна в межах одного документу. Якщо правила кардинально відрізняються, то ми рекомендуємо налаштувати 2 документи, які не мають повторів в БО, а для управлінського розглядати варіант окремої бази.
13. Яким чином передбачено ведення обліку ігр-контрактів у системі? Чи існує окрема функціональність або модуль для цього типу співпраці, з урахуванням специфічної звітності та кадрового супроводу?
При прийомі спеціаліста є можливість вести трудові договори, фіксуючи дату початку і завершення. Також є можливість для таких співробітників вказувати іншу схему розрахунку зарплати, так як такі співробітники мають відмінності в оподаткуванні, які можна налаштувати в системі.
14. Турбує питання формування друкованих форм всіх кадрових і зарплатних документів в обліковій системі і їх передача в систему електронного документообігу через API (наприклад у Вчасно)?
Зараз інтеграція з Вчасно відсутня, але це може бути реалізовано. Компанія має в роадмепі розвитку наших рішень інтеграцію з Вчасно.
15. Яким чином передбачено стандартні кадрові звітності, зокрема: звіт про прийом співробітників; звітність щодо ведення військового обліку; списки, відомості та інші кадрові документи, необхідні для внутрішнього та зовнішнього контролю?
Велику кількість питань можна закрити фільтрацією та вивантаженням в excel необхідних даних. Спеціалізованих звітів про прийом чи про ведення ВО на зараз немає.
16. Під час друку штатного розкладу у вкладці «Місячний фонд заробітної плати» відображається сума окладу, а не фактична сума до виплати. Чи планується оновлення цієї форми для коректного відображення фактичних нарахувань?
Стовпець Місячний фонд має бути розрахований, як повний оклад нетто, помножений на кількість ставок, згідно з вимогами законодавства.
17. Суміщення (не сумісництво) як зробити?
Можна створити окрему картку співробітника і прийняти його на посаду, обов’язки якої він тимчасово виконує. Прийняття одного співробітника на 2 посади одночасно можливе.
18. Чи є можливість дати відпустку авансом?
Так, розрахунок днів належної відпустки не блокує можливість використання її наперед.
19. Як заповнити УНЗР ID картку у документі, що підтверджує особу фізичної особи?
Цю інформацію можна занести в довідник документів.
20. Можливість ведення обліку співробітників по різним договорам (якщо можливо, що дозволить коректно вести управлінський облік (звітність) співробітників (наприклад: ШТАТ, ГП, ФОП, Договори ГПХ, інше)?
Так, в системі можна вести облік в залежності від типу взаємовідносин зі співробітником.
21. Як зупинити нарахування днів відпусток, людям які мобілізовані?
За допомогою налаштувань нарахування відпустки мобілізованим співробітникам припиняється.
22. Чи є аналіз ЗП в розрізі основної та додаткової ЗП. Звіт по відпрацьованим людиногодинам (усі разом, жінки окремо, штат окремо, сумісники)?
За допомогою Відомості по видах розрахунку можна отримати інформацію по нарахуваннях в розрізі основної та додаткової ЗП. Звіт динамічно налаштований та дозволяє мати безліч варіантів представлення. Даний звіт може бути доопрацьований таким чином, щоб відображатися по статі/типу зайнятості.
23. Чи передбачено додавання до форми штатного розкладу стовпчика «кількість окладів (до виплати)» для більш точного фінансового планування?
Ні, зараз це не було заплановано. Але можете звернутися з цим питанням до підтримки і ми розглянемо це питання додатково.
24. Чи є: аналіз штатного розпису із зазначенням вільних посад можливість вносити зміни до штатного розпису по окремій; можливість додавати чи закривати посади додаткове налаштування для формування штатного розпису для друку?
На сторінці Штатного розпису відображається кількість ставок всього і кількість зайнятих ставок для кожної штатної одиниці. Також аналітика доступна зі списку підрозділів (орг. структури).
25. Чи можна з вересня внести наказ з датою 1 вересня?
На демо ми вносили інформацію за серпень, хоча вже був вересень. Можливість внесення інформації заднім числом залежить від того, чи закритий період, чи були вже виконані всі розрахунки тощо. Всі документи мають функції “Скасувати” і “Виправити”. Інформація про що дію буде збережена, але зміни можуть бути внесені.
26. Чи планується реалізація функції друку архівних версій штатного розкладу для забезпечення збереження історичних даних та аудиту кадрових змін?
Ні, друк архівних версій не передбачено розробкою. Це може бути виконано в межах підтримки.
27. Чи є можливість Додаткової обробки для автоматичного створення Посадових інструкцій, які використовуються також і для автоматичного формування Трудового договору (в частині трудових функцій працівника)?
Ні, зараз функціональність посадових інструкцій відсутня в системі. Можемо розробити в межах спільного проєкту.
28. А чи можливо в системі сформувати звіт про список співробітників із залишками невикористаних відпусток на поточну дату? Чи планується реалізація такого функціоналу?
Так, звісно! Інформація про залишки відпустки на задану дату доступна в системі зі сторінки Періоди відпусток (було продемонстровано на демо сьогодні).
29. На сторінці “Відомість виплат” як заповнити поля ПДФО % та ВЗ %?
Дані поля використовуються на відомості виплат лише у випадку окремої виплати певних нарахувань, як це було на бейслайні (виплачувались окремо тільки відпускні). Для цього попередньо була налаштована якась група виплат, де вказано, що відпускні мають виплачуватись “чистими”, тобто можна відмінювати внесені відсотки податків. Тому ці відсотки заповнюються для автоматичного занулювання ставок в залежності від налаштованої групи виплат, на бейслайні це було 18% і 15%. Але ці поля залишаються редагованими, тобто завжди можна змінити відсоток або взагалі вказати 0, щоб виплатити суму “грязними”.
30. На сторінці “Документ(и) розрахунку зарплати” як працює кнопка “Перерахувати податки”?
Кнопка “Перерахувати податки” використовується до оновлення сум податків, якщо в Документ РЗП було внесено ручні коригування (наприклад, додано рядок із одноразовою премією, тоді після перерахунку база розрахунку податків буде збільшена на суму премії).
31. Чи є можливість завантаження з файлу Excel індивідуальних графіків роботи працівників в облікову систему, формування табелю на основі цих графіків з автоматичним заповненням відсутностей за місяць. Автоматичне формування друкованих форм по цим графікам та безшовне завантаження їх у базу?
Система дуже інтегрована з Excel, більшість сторінок можна напряму редагувати через Excel. На основі імпортованих даних може бути сформований табель. Інтеграція з часом на зараз не реалізована, але є в roadmap розвитку рішення.
32. Які вимоги до програмно-апаратної платформи для підприємства 2000+ працівників?
Майкрософт (та Innoware) рекомендуємо розміщення в хмарі. Інформація про інфраструктуру для розміщення on-prem доступна за посиланням.
33. Яким чином здійснюється оформлення іноземного кандидата на роботу, який має посвідку на тимчасове проживання, видану іншою країною або в Україні?
Прийом іноземця нині не відрізняється від прийому звичайного працівника. Система містить необхідні поля для внесення паспорта та дозволу на роботу, і цих даних достатньо. У випадку, якщо до працівника мають бути прикріплені додаткові документи (наприклад, копія посвідки на проживання чи підтвердження освіти), ці документи можна зберігати у вкладенні на сторінці “Індивідуальна інформація”, де дозволено вводити будь-які документи.
34. Чи є інтеграція з продуктами лінійки BAS/BAF?
Готових інтеграцій немає, можуть бути виконані в межах проєкту.
35. Наскільки швидко воно обчислює операції? Наприклад, якщо це не 1 людина, а 1000+?
Один із замовників із 800 співробітниками рахує зарплату по всіх менше, ніж за 2 хвилини. Тому компанія очікує, що з 1000+ співробітниками час буде приблизно такий. Також можна рахувати зарплату в розрізі підрозділів або філій підприємств, таким чином можна пришвидшити розрахунок.
36. Турбує важливе питання по вашому блоку Payroll. Чи є повноцінне обмеження прав і доступів до розділів, документів, звітів, інше в межах стандартної матриці доступів і ролей для кожного користувача, групи користувачів?
Так, можна обмежувати право перегляду та/або редагування сторінок для одного чи групи користувачів.
37. 1. Наказ обліковано. Чи є можливість відміни (коригування)? Це відбувається а-ля як кредит первинного документу, тобто із збереженням первинного? 2. Чи є можливість в функціоналі розділити ролі: відділ HR (інспектор кадрів, рекрутер) та бухгалтери (бухгалтер по ЗП) при цьому обмежити їх доступ і можливості до певної інформації (в даному випадку мова про накази)? 3. Чи є обмеження по впровадженню кількості наказів в одному документі: можна внести зміни до нарахувань певній кількості працівників чи вид наказу формується індивідуально для кожного співробітника? 4. Чи є можливість перевірки облікованих документів — яким чином відбувається? 5. Які звіти є в функціоналі? 6. Корегування вже облікованих документів – яким чином відбувається?
38. Питання міграції даних з існуючих баз даних лінійки BAS/BAF? Хто може бути інтегратором (Crayon)?
Для міграції даних ми надаємо Excel-шаблони, які потрібно заповнити даними з вашої поточної облікової системи. Допомогти із автоматизацією заповнення цих шаблонів може внутрішня ІТ команда або ваш поточний партнер 1С/BAS.
39. Чи надаєте ви оновлення системи під вимоги законодавства?
Innoware оновлює систему відповідно до змін в законодавстві щодо наявної функціональності. Оновлення випускаються до початку дії нових вимог.
40. Вебінари адмінам систем? Вебінари користувачам? Фіксація дій (логування)? Бекапування.
В процесі проєкту компанія обов’язково навчає ключових користувачів, кінцевих користувачів, адміністраторів, внутрішню команду підтримки (якщо наявна). Фіксація дій/змін в системі реалізована і доступна для використання. Бекапування залежить від методу розміщення. Якщо говоримо про Cloud, MS робить щоденні бекапи які доступні для розгортання. При он-прем розміщенні необхідно самостійно налаштувати процес бекапування.
41. Перехід тільки для кадрів? Чи можлива робота з ТТН, виробництвом?
Microsoft Dynamics 365 Business Central – це комплексна ERP система, яка може покрити всі функціональні вимоги підприємства у т.ч. виробництво та ТТН.
Пов’язані вебінари: Загальні можливості Microsoft Dynamics 365 Business Central:
Облік та Виробництво (на прикладі будівельних компаній).
42. Наскільки швидко реагує розробник на законодавчі зміни в порядок розрахунку зп, в звітні форми, інші законодавчі норми, оновлення форм документів, звітності? Як обліковується цей термін після внесення змін з боку контролюючих органів?
Швидкість оновлення залежить від масштабу змін, але, наприклад, новий шаблон звіту 1-ПВ, який актуальний з початку 2025 року, був готовий до використання з грудня 2024.
43. Чи підтримує рішення облік простоїв в роботі працівника?
Так, в системі є можливість фіксувати простої декількома методами: вручну змінювати тип робочого часу в операційному табелі, або використовувати Наказу про іншу відсутність.
44. Питання від НПО: 1. Чи можливо створити підрозідли та привязати донора за рахунок якого, фінаснується цей підрозділ. 2. Чи можливо зробити розбивку 100% ставки по співробітнику відсотково по проєктам, та привязати до донору?
Якщо донор прив’язаний до підрозділу (це можна зробити аналітикою), а підрозділи мінялись впродовж місяця, то зарплата буде розділена автоматично відповідно до к-ті відпрацьованих днів в тому чи іншому підрозділі. Якщо співробітник не переводиться між підрозділами, то розбити його ЗП по різних аналітиках також можливо вже на етапі формування проводок вручну або за допомогою Allocation Journal.
45. Підкажіть, будь ласка, наскільки гнучка програма до необхідних для підприємства доопрацювань? Чи передбачена інтеграція з Дія Шеринг?
Система дуже гнучка до налаштувань, доопрацювань та кастомізацій. Інтеграції з Дія.Шерінг немає, але вона може бути розроблена в межах проєкту.
46. З якими взагалі рішеннями є побудована інтеграція?
Рішення IW HR&Payroll інтегроване з M.E.Doc в частині вивантаження регламентованої звітності. В межах наших проєктів ми часто розробляємо інтеграції зі сторонніми системами на запит замовника.
47. Чи можна протестувати Ваше рішення?
Ви можете придбати trial-доступ на 4 тижні до пакетної пропозиції “Кадри та Зарплата” за 100 у.о. без ПДВ.
48. Який орієнтовний термін на впровадження вашого рішення?
Пакетна пропозиція розгортається впродовж декількох днів після підписання угод та отримання оплат. Проєкт під ключ може тривати 6-18 місяців залежно від комплексності процесів та залученості користувачів зі сторони замовника (швидкості реагування на питання, призначення зустрічей тощо).
49. Є багато доопрацювань в існуючій програмі. Чи переносяться вони?
Це рішення побудоване на основі MS Dynamics 365 Business Central. Просто перенести власні доробки не вийде, оскільки зовсім інша архітектура рішень. Проте, можна виконати всі необхідні модифікації для відповідності вимогам саме Вашої компанії.
50 Яка саме інформація переноситься в нову програму IW HR&Payroll?
Необхідно перенести довідникові дані, всю інформаціюпо Співробітнику. Також, потрібно перенести дані по ЗП і відсутностях за попередній рік+ для коретного розрахунку середніх.
51. Є можливість додавати нові реквізити (поля в довідники) самостійно, робити нові свої звіти?
Це можливо робити, якщо у внутрішній команді є розробник.
52. Як працюють витісняючі розрахунки? Наприклад під час відпустки працівник захворів.
В системі є контроль на те, що не можуть перетинатись відсутності, тому при спробі облікувати лікарняний, користувач побачить велике повідомлення про те, що лікарняний не можна облікувати, бо на цей період є Наказ про відпустку з таким-то номером на такий-то період. Тому користувач має вручну виправити наказ про відпустку, вказавши нові дати (або розбивши на два періоди, щоб використати дні відпустки після лікарняного) та облікувати повторно. В системі можна користуватись функцією “Виправити”, яка не тільки скасовує перший помилковий наказ, а і автоматично створює його копію для швидшого опрацювання.
53. Як оформляються і розраховуються заміни, наприклад, на період відпустки зі зміною зарплати.
Необхідно вручну обліковувати Наказ про переведення, вказавши Дату завершення. Цю дату користувачі мають відстежувати (можна використовувати фільтри для зручного пошуку наказів), і вдруге обліковувати Наказ про переведення на попередню посаду. В наказі на переведення можна одночасно змінювати підрозділ, штатну одиницю, оклад, графік роботи.
54. Ліцензія 70 USD – разово? На 1 користувача?
70 USD – це вартість за одного користувача на місяць. Також додатково має бути придбана ліцензія на рішення IWHR&Payroll (20 USD на користувача на місяць).
55. Яким чином передбачено ведення обліку спеціалістів за гіг-контрактами у системі?
При прийомі спеціаліста є можливість вести трудові договори, фіксуючи дату початку і завершення. Також є можливість для таких співробітників вказувати іншу схему розрахунку зарплати, бо такі співробітники мають відмінності в оподаткуванні, які можна налаштувати в системі.
56. Чи є вигрузка відомості по зарплаті, відпусткам і т.д. в банк Аваль?
Вивантаження відомостей виплат в Банк Аваль потребуватиме невеликого доопрацювання.
57. А як без інтеграції з пенсійним фондом через Вчасно чи по іншому можна користуватися рішенням по ЗП?
Компанія не мала запитів щодо такої інтеграції від поточних клієнтів.
58. 1.При розміщенні on-prem ліцензії ми сплачуємо за кожного користувача. 2. Хто і яким чином встановлює поточну кількість користувачів? Ми можемо це робити через який-небудь Кабінет? 3. Кількість користувачів це fix на рік? Чи рахунки виставляються за минулий місяць за активовану у ньому кількість? 4. Ліцензія на користувача — персональна чи конкурентна? Якщо співробітник працює у декількох базах (підприємствах), то йому потрібна одна ліцензія чи для кожної бази?
59. У варість ліцензії входить підтримка по рішенню чи її треба сплачувати окремо?
У вартість ліцензії входить підтримка законодавчих змін в межах рішення та виправлення помилок, в разі їх виявлення.
60. Якщо компанія перестає сплачувати за ліцензії, то що відбувається з її даними (у варіанті SaaS та у варіанті on-prem)? Який буде доступ? чи можна у цьому випадку зробити якесь вивантаження у архівну копію?
Якщо компанія перестає сплачувати підписку (cloud/on-prem), то ще 30 днів MS надає graceperiod для того щоб забрати свої дані або відновити підписку.
61. Якщо розробник знаходить помилку у алгоритмі роботи модуля на базі Замовника. Він виправляє її одразу у базі чи робить це в себе і зміни розповсюджуються на усіх Замовників?
Якщо знаходиться помилка в рішенні компанії, то Innoware виправляє її глобально і розповсюджує це оновлення на всіх замовників.
62. Якщо розробник в процесі впровадження робить кастомізацію алгоритмів у базі Замовника, то як далі буде відбуватись встановлення оновлень у зв’язку з змінами у законодавстві?
В процесі впровадження всі кастомні модифікації робляться окремим додатком. Підтримка клієнтського додатка відбувається в межах проєкту підтримки.
Переглянути демонстрацію функціоналу рішення для HR-обліку, обліку робочого часу та нарахування зарплати, яке повністю відповідає вимогам українського законодавства можна в записі вебінару.
