Військовий облік в IT: від документації до перевірок ТЦК

28 травня на ITU Legal Talks, організованому Асоціацією IT Ukraine за участі юридичного партнера – компанії Tretten Lawyers, експерти Максим Носарев, Founder & CEO, та Антон Клименко, старший радник, розібрали, як правильно організувати військовий облік в IT-компанії та до чого готуватися під час перевірок ТЦК.

   

Із чого починається військовий облік на підприємстві

 

Три блоки, які має закрити кожна компанія: внутрішня документація, поточна взаємодія з ТЦК і готовність до перевірок. До обов’язкових документів належать: наказ про запровадження правил військового обліку, план роботи на рік, посадова інструкція відповідальної особи та журнал реєстрації перевірок.

 

Хто відповідає за облік – і чому це важливо

 

Директор може взяти цю функцію лише якщо в компанії немає жодного іншого працівника, який веде кадровий облік. Залучити людину за ЦПХ або як ФОП – не можна. За виконання обов’язків передбачена доплата до 50% окладу, а про призначення або зміну відповідальної особи потрібно повідомити ТЦК протягом 7 днів.

 

Додаток 4: подавати, не чекаючи нагадування

 

Підприємство зобов’язане повідомляти ТЦК про зміну облікових даних працівників – прізвища, адреси, сімейного стану, освіти, посади. Дедлайн – до 5 числа наступного місяця, при прийнятті або звільненні – 7 календарних днів від дати наказу.

 

Якщо працівник не повідомив компанію про зміни своїх даних – це не знімає відповідальності з підприємства. Тому щорічний наказ про обов’язок повідомляти про зміну даних, ознайомлення під підпис і швидка подача Додатку 4 – базовий захист для компанії.

 

Щодо бронювання – подавати Додаток 4 не обов’язково: при оформленні через «Дію» інформація передається до ТЦК автоматично.

 

Розпорядження ТЦК: є чіткий алгоритм дій

 

Отримали розпорядження – видаєте наказ про оповіщення, доводите до відома працівників і надсилаєте підтвердження до ТЦК протягом 3 днів. Для тих, хто на дистанційці, у відпустці або відрядженні – рекомендований лист з повідомленням про вручення.

 

Якщо розпорядження прийшло із запізненням, стосується не ваших працівників або працівник відмовляється підписувати – для кожного з цих випадків є окремий порядок документального оформлення.

 

Що перевіряє ТЦК

 

Перелік порушень, які фіксують під час перевірок, довгий. Найчастіше це:

• відсутність військового обліку або помилки в особових картках;
• ненотифікація ТЦК про прийняття, звільнення або зміну персональних даних;
• призначення директора відповідальною особою за наявності HR;
• відсутність доплати відповідальній особі або замісника на час її відсутності;
• нереагування на розпорядження ТЦК.

 

Що змінюється з 22 травня 2026 року

 

До Постанови № 76 готуються три зміни: підвищення вимоги до зарплати з 2,5 до 3 мінімалок, нові правила обліку сумісників у квоті бронювання та перегляд критеріїв критичності підприємств. Станом на 28 травня офіційний текст змін ще не опублікований – слідкуйте за оновленнями.

 

---

 

Скористайтеся є-Support – сервісом безоплатних юридичних консультацій, а також консультацій з кібербезпеки для ITU Members.