В SOS Children’s Villages Georgia успішно завершено впровадження спеціалізованого рішення для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати IW HR&Payroll

В SOS Children’s Villages Georgia успішно завершено впровадження комплексного хмарного рішення для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати – IW HR&Payroll, розробником якого є компанія Innoware.

 

SOS Children’s Villages заснована у 1949 році та присутня більш ніж у 130 країнах світу, є найбільшою благодійною неурядовою організацією, яка працює над тим, щоб діти та молодь, які залишилися без батьківського піклування або перебувають під ризиком його втрати, зростали в умовах турботи, підтримки та здорових стосунків.

 

SOS Children’s Villages Georgia почала свою активну діяльність у 1996 році і за цей час надала підтримку майже 2500 сім’ям і понад 5600 дітям і молодим людям, забезпечивши доступ до фінансової підтримки та відповідних психосоціальних послуг.

 

Організаційні передумови і вибір рішення

 

У зв’язку з активним розвитком, SOS Children’s Villages Georgia зіткнулась з необхідністю упорядкування, організації та уніфікації процесів управління персоналом і розрахунку заробітної плати. Саме тому, керівництво компанії почало шукати інструмент, за допомогою якого можна було б впорядкувати та автоматизувати відповідні процеси.

 

З огляду на те, що команда SOS Children’s Villages Georgiа раніше мала вдалий досвід локального впровадження та використання корпоративної ERP системи Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management і на глобальному рівні орієнтується на впровадження рішень, що відносяться до екосистеми Microsoft, для вирішення задач управління персоналом і розрахунку заробітної плати, внутрішньою командою одностайно було обрано спеціалізоване, комплексне, хмарне рішення ІW HR&Payroll. Дане рішення розроблене з використанням найсучасніших цифрових технологій від Microsoft, і дає можливість в єдиному інформаційному просторі вибудувати процеси управління персоналом і розрахунку заробітної плати, зробивши ці процеси сучасними, легкими і  прозорими. Розробник спеціалізованого рішення ІW HR&Payroll – компанія Innoware.

 

Підхід до впровадження

 

Впровадження IW HR&Payroll в SOS Children’s Villages Georgia розпочалося з ретельного вивчення спеціалістами Innoware поточних процесів розрахунку заробітної плати, кадрового обліку, обліку робочого часу та формування звітності компанії.

 

Далі було підготовлено документи дизайну з описом того, як відповідні процеси замовника реалізовані зараз та як вони мають бути реалізовані в рішенні IW HR&Payroll.

 

Після погодження документів дизайну з боку замовника спеціалістами Innoware було сформовано та затверджено перелік необхідних модифікацій системи.

 

Наступним етапом проєкту стала підготовка командою впровадження документації для допомоги користувачам SOS Children’s Villages Georgia у роботі з системою, після чого, завдяки гнучкості IW HR&Payroll було реалізовано точкові модифікації рішення відповідно до потреб і специфіки роботи замовника.

 

Запуск системи в технічну експлуатацію.

 

Постійна комунікація між командами Innoware та SOS Children’s Villages Georgia, спільна прозорість процесів і методологічна підтримка впровадження дали можливість успішно імплементувати нову систему в робочі процеси компанії-замовника.

 

У результаті впровадження ІW HR&Payroll, SOS Children’s Villages Georgia отримала:

• автоматизацію розрахунку зарплати для постачальників послуг і співробітників (зокрема репетиторів) зі складними правилами страхування та оподаткування;
• налаштування коректного розрахунку податків відповідно до законодавства Грузії з мінімальними доопрацюваннями;
• реалізацію ключових регламентованих звітів згідно з вимогами законодавства Грузії;
• впровадження розрахунку 13ї зарплати відповідно до внутрішніх політик компанії;
• налаштування автоматичного розрахунку страхових внесків (Private Pension Insurance, Health Insurance);
• налаштування гнучких аналітик (проєкт, тип послуги, бізнес-одиниця та інші параметри);
• реалізацію трирівневого контролю доступу до чутливих даних в системі, а саме: повний доступ до розрахунку зарплати, створення фінансових операцій та регламентованої звітності; доступ лише до розрахунку постачальників послуг; доступ лише до розрахунку зарплати співробітників, зокрема репетиторів (тьюторів).

• розроблений інтерфейс рольового центру, що пришвидшує роботу й мінімізує ризик помилок;
• підвищений рівень прозорості процесу розрахунку та обліку заробітної плати.

 

У результаті впровадження рішення ІW HR&Payroll, SOS Children’s Villages Georgia отримала не лише повністю налаштовані бізнес-процеси, які відповідають щоденним операційним вимогам компанії, а й повний пакет проєктної документації – від етапу дизайну до запуску системи, включно з детальними інструкціями, що забезпечують легке навчання нових користувачів і дозволяють самостійно розвивати рішення в подальшому.

 

Тривалість активної фази проєкту становила 6 місяців.

 

Сьогодні в системі ІW HR&Payroll працює 11 користувачів, розрахунок зарплати здійснюється для понад 500 співробітників і постачальників послуг.

 

Наразі, Innoware продовжує співпрацювати з SOS Children’s Villages Georgia та надає послуги активної підтримки впровадженого рішення ІW HR&Payroll.

 

Наша співпраця з Innoware триває вже багато років. Вона розпочалася з проєкту адаптації корпоративної ERP системи Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management до певних вимог грузинського законодавства, який команда Innoware виконала успішно. Впровадження IW HR&Payroll ще раз підтвердило стабільно високу якість послуг, що надаються компанією Innoware протягом усього періоду нашої співпраці. Раніше розрахунок заробітної плати був для нас проблемним процесом, і багато операцій доводилося виконувати вручну. Після впровадження ІW HR&Payroll ми одразу помітили суттєве підвищення ефективності цього процесу, зокрема за рахунок зменшення ручних розрахунків і кількості людських помилок. Ми регулярно розширюємо наш позитивний досвід співпраці з Innoware в SOS Children’s Villages Georgia та відзначаємо, що високий професіоналізм команди Innoware високо оцінюють й інші підрозділи нашої компанії,

– зазначила Catherine Demuria, Head of Finance в SOS Children’s Villages Georgia.

   

Впровадження IW HR&Payroll в SOS Children’s Villages Georgia вкотре підтвердило, що рішення, розроблене спеціалістами Innoware є гнучким і може налаштовуватися та використовуватися не лише в Україні, а й за її межами,

– прокоментував Дмитро Попінако, CEO Innoware.