Коли ваш бізнес починає розширюватись, вам потрібно швидко реагувати, щоб встигнути за його темпами. Найбільш простий та доступний спосіб – це автоматизація бізнес-процесу. Якщо автоматизацію провести правильно, то бізнес буде зростати та розвиватись. Своїм досвідом з автоматизації ділиться Марія Тінтул, Business Development директор ІТ-аутсорсингової компанії LENAL.
ЧОМУ І КОЛИ АВТОМАТИЗУВАТИ?
Для власника бізнесу автоматизація – це додаткові витрати, що суттєво впливають на основні процеси компанії. Тому він хоче бути впевненим в тому, що робити і коли найкращий час для цього.
Автоматизація застосовується тоді, коли керівник відчуває, що витрачаєте свої гроші та час не найкращим шляхом. Починайте автоматизувати невеликі ділянки роботи, де можна швидко отримати прибуток. Наприклад, процес продажів або взаємодію з клієнтом. Шукайте циклічні процеси, які регулярно повторюються за одним сценарієм – їх автоматизувати найпростіше.
Перед початком робіт проаналізуйте всі внутрішні процеси, знайдіть вузькі місця в бізнесі, подивіться на звичний ритм роботи під іншим кутом і знайдіть найбільш оптимальне рішення для підвищення його ефективності.
Пам’ятайте, думати про автоматизацію потрібно тоді, коли основні бізнес-процеси компанії більш-менш стабільні. В іншому випадку, несвоєчасна автоматизація може призвести до небажаних наслідків.
ЩО МОЖЕ БУТИ АВТОМАТИЗОВАНИМ?
Процес продажів
- Автоматичне оновлення інформації про товари або доставку. Наприклад, коли вантажівка, обладнана спеціальною програмою з геолокацією, наближається до складу на певній відстані, принтер автоматично друкує документи, необхідні для відвантаження. Це економить час пошуку та зберігання необхідних паперів, оскільки працівники проводять від 20 до 40% свого часу за пошуком цих документів вручну;
- Взаємодія з клієнтами. Наприклад, якщо у вас є call-центр, ви можете автоматично розподіляти замовлення серед менеджерів та обмежувати час обробки кожного замовлення. Таким чином ви оптимізуєте роботу менеджерів, зможете контролювати ефективність роботи центру та аргументовано мотивувати співробітників. Будьте уважні! Не дайте своєму клієнтові відчути, що він не важливий, якщо обслуговується роботами.
Людські ресурси
- Підготовка нових кадрів. Створіть контрольний список, що містить всю інформацію та необхідні інструкції для навчання новачків. Це значно скорочує час і витрати на навчання та допоможе новим членам команди якнайшвидше розпочати робочий процес.
- Запобігання помилок. Правильно інтегрована автоматизація значно зменшує викривлення даних, оскільки деякі процеси коригуються так, що не потребують людського втручання. Зазвичай, це стосується численних повторюваних завдань, які можуть бути вирішені спеціалізованими програмами;
- Підвищення кваліфікації персоналу. Ефективно навчений персонал забезпечує хороший сервіс та гарантує особистий підхід до кожного клієнта, тим самим підвищуючи авторитет вашої компанії та формуючи лояльних захисників бренда компанії.
Великий об’єм даних
- Обробка звітів та рахунків-фактур. Вони можуть збиратися та надсилатися за допомогою програм, таких як Invoicely. Ви також можете автоматизувати моніторинг KPI та системи прибутку та збитків (Profit and Loss Statement - P&L);
- Відстеження кореспонденції. Можна автоматизувати та запланувати електронні листи та соціальні медіа-публікації, що значно поліпшить роботу PR-відділу та СММ.
Програмна інфраструктура
- Ви можете автоматизувати більш-менш стандартні проекти (наприклад, на Node.js) заздалегідь встановивши стандартний бандл інфраструктури, який наступного разу можна встановити за 10 хвилин замість 10 годин. Такі автоматичні пакети можна мати для кількох окремих проектів.
ЯК РЕАЛІЗУВАТИ АВТОМАТИЗАЦІЮ?
Існує працюючий алгоритм, перевірений роками. Спочатку, оберіть та перевірте, які процеси потребують автоматизації. Після цього повідомте персоналу про заплановані зміни. Потім ретельно поясніть працівникам коли та навіщо буде проводитись автоматизація, щоб вони зрозуміли ваші мотиви. Після цього оберіть автоматизований інструмент робочого процесу, який зробить його більш простим та максимально зрозумілим.
Ви можете автоматизувати обраний процес за допомогою розробки, точної настройки та інтеграції деяких систем. Іноді це навіть не стосується програмного забезпечення. Наприклад, у call-центрах можливо налаштувати правильну телефонію з відстеженням та автоматичною інтеграцією всіх розмов у CRM.
Як варіант, можна найняти бізнес-аналітика, який слідкуватиме за здійсненням автоматизації ваших процесів і візьме на себе відповідальність за кінцевий результат.
Важливо дотримуватись певного порядку інтеграції: починати з менших завдань, а потім приступати до більших. Все вищесказане значно зменшить людські помилки та ризики для бізнесу. В результаті це забезпечить розширення вашого бізнесу та його подальший розвиток.
ЯКІ МОЖЛИВІ ПОМИЛКИ АВТОМАТИЗАЦІЇ?
Ніколи не намагайтеся автоматизувати все й одразу, робіть це частинами, тому що:
- з невеликим об'ємом ви побачите результати швидше;
- ваша команда буде радіти невеликим перемогам, і, отже, буде більш мотивована;
- не застосовуйте автоматизацію лише тому, що це модно, і хтось інший також вирішив її реалізувати. Ви повинні чітко зрозуміти чому ви це робите і який вплив на ваш бізнес очікуєте.
- не забувайте дохідливо навчити персонал новому підходу до роботи після оновлення.
ЩО НЕ МОЖЕ БУТИ АВТОМАТИЗОВАНИМ?
Ви не можете автоматизувати наступне:
- Спілкування з клієнтами, оскільки це вимагає особистого підходу. Ви повинні знати потреби вашого клієнта, щоб персоналізувати ваш взаємний досвід і перетворити вашого замовника у лояльного послідовника та адвоката бренда;
- Ексклюзивний або індивідуальний продукт, що вимагає високого досвіду. Існують деякі загальні випадки, коли ви вже знаєте, що можете запропонувати для автоматизації. Іноді ви зустрічаєте нестандартний продукт, який є новим на ринку. Він містить безліч змінних, які не можуть бути автоматизовані, оскільки його потрібно глибоко проаналізувати, розділити на частини та обробляти відповідно. У такому випадку потрібно уважно підібрати інструменти для розробки успішної бізнес-моделі для неї.
Пам'ятайте, ніщо не є марною тратою часу, якщо використовувати це розумно. Але навіть якщо ваш бізнес базується на повсякденній роботі, зараз час зосередитися на тому, щоб бути продуктивним. Не бійтеся автоматизації, оптимізуйте процеси, поки не знайдете ідеальне поєднання індивідуального сервісу та продуктивного виробництва.
