Дата публікації:
Публікація:
Ведення бізнесу в українських реаліях – це свого роду гра на виживання, де незмінною складовою є взаємодія з державою. Від самої ідеї зародження проекту і до стадії його остаточного закриття компанії вимушені стикатись з державними органами та їх представниками частіше, ніж бізнесу би хотілось. При цьому така комунікація може носити вкрай різний характер та ініціативу: від добровільного звернення самого бізнесу з пропозиціями змін до закону і до непроханих візитів численних контролюючих та правоохоронних органів, які фактично блокують роботу.
Кожен випадок спілкування з представниками держави – унікальний та потребує виваженої індивідуальної оцінки та підходу. Проте незмінним є той факт, що уникнути такої взаємодії неможливо, а поведінка компанії в площині комунікації з державою напряму впливає на її репутацію та отриманий у підсумку результат.
До постулатів існування бізнесу в українських реаліях можна віднести і поширені випадки неспівпадіння теоретичних положень законодавства та практики їх застосування. І, оскільки далеко не завжди відмінне знання і розуміння букви закону може гарантувати досягнення поставленої мети, важливо розуміти як в дійсності працює відповідна норма, конкретний посадовець та державний орган в цілому.
Командою юридичної компанії HADZHUK&PARTNERS, до якої входять фахівці з безпосереднім досвідом роботи в правоохоронних органах, парламенті, бізнесі та адвокатурі, підготовлено узагальнені поради як зробити процес комунікації з державою та її представниками максимально результативним для бізнесу саме з практичної точки зору. Наведена нижче інформація буде корисною як власникам та керівникам компаній, так і співробітникам, які навіть у повсякденному житті можуть стикнутись з необхідністю звернутись до держорганів та спілкуватись з посадовцями.
Письмові звернення та листування з посадовцями – один з найпоширеніших проявів взаємодії з державою. Не тому що написати автоматично дорівнює отримати бажаний результат, а тому що в українських реаліях саме наявність відповідного папірця змушує представників держави реагувати і взагалі може підтвердити ваше намагання вступити в комунікацію. Нижче – 5 аспектів, на які радимо звернути увагу при підготовці письмових звернень безвідносно специфіки запиту та відповідного органу.
1. Кому пишемо?
Це питання звучить банально, але саме воно є ключовою проблемою для багатьох звернень. Лист, адресований багатьом адресатам, ризикує залишитись без відповіді взагалі: відсутня конкретна особа, в якої щось запитують чи від якої щось вимагають, а, отже, і спитати відповідь не буде з кого. Звернення, направлене не конкретній особі, а організації загалом, також не покладає обов’язку на чітко визначену людину надати відповідь.
І найпоширеніша помилка – звернення до посадовця чи органу, у яких відсутні повноваження вирішити порушене питання. До прикладу, усталеною є практика надсилання звернень першим особам в країні, хоча такий лист все одно буде перенаправлено до безпосередньо відповідального органу та особи. Тому перш ніж готувати свою письмову позицію варто визначити хто конкретно уповноважений вжити заходів для вирішення порушеного питання, це дозволить суттєво зекономити час та пришвидшити отримання бажаного результату.
2. Ваше звернення = Ваше обличчя.
Офіційні документи не повинні візуально нагадувати дитячі розмальовки чи підручник, де на кожній сторінці підкреслено все важливе. Підготовлений документ має виглядати охайним, стриманим та легким до читання, тому не варто зловживати розмірами шрифтів, кольорами, курсивом, підкресленням та жирним шрифтом. Акцентуйте увагу на тому, що ключове – не більше 1-2 абзаців на весь текст. Для орієнтиру як має виглядати документ радимо ознайомитись з вимогами національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.», а також розробити власний фірмовий стиль компанії. Пам’ятайте: те, як виглядають документи вже справляє враження про компанію і впливає на результат розгляду.
3. У Вас є лише 3 сторінки.
Більшість з держорганів в прямому сенсі завалені зверненнями, на які необхідно відповісти, і виконавці фізично не мають достатньо часу вичитувати десятки сторінок інформації. Це призводить до того, що під час розгляду звернення в основному акцентують увагу на головному – хто звернувся і які вимоги у заявника, тобто на першому та останньому аркуші звернення. Ми радимо не перенавантажувати звернення загальними формулюванням, вкладати свої вимоги максимум в три аркуші, а усю додаткову інформацію – докази, приклади судової практики тощо – долучати до звернення в якості додатків до своєї аргументації. Так звернення має вищі шанси бути прочитаним повністю.
4. Чітко та зрозуміло.
Виклад інформації у зверненні має бути легким до сприйняття, розуміння та відтворення. Нерідко посадова особа, до якої направлено звернення, не займається її розглядом самостійно, для цього існують відповідні фахівці. Саме вони знайомляться з документами, готують проект відповіді на звернення та стисло доповідають адресату вимоги. Суть звернення має бути легкою до переказу від виконавця до безпосереднього підписанта відповіді і бажано щоб одне звернення стосувалось одного конкретного питання.
5. Чи дійсно варто писати?
Перед тим як вступати в комунікацію з державою потрібно поставити перед собою питання чи дійсно варто переходити у письмову форму, оскільки вона може вимагати більших ресурсів для підготовки та часто є тривалою у часі. Чи потрібен факт підтвердження самого звернення? Чи ми хочемо потягнути час? Чи маємо отримати письмову відповідь для подальшого оскарження? Чи можливо ми хочемо оперативно зрозуміти алгоритм наших дій та що від нас вимагають? Кожна ситуація потребує детальної оцінки, та часто бізнес заходить в письмову комунікацію там, де зустріч чи телефонний дзвінок є набагато ефективнішими засобами досягти поставленої мети.
І це вже тонкощі вербальної комунікації.
На практиці левова частка спілкування з державою відбувається усно: телефонні розмови, зустрічі, виступи на заходах, обговорення під час конференцій, круглих столів тощо. І тут ми радимо задати собі 3 важливі питання перед тим як в таку комунікацію з представниками держави вступати.
Перше – чи відображає представник компанії позицію всієї компанії та чи так компанія має виглядати? Частково про це ми вже зазначали вище в аспекті того, як виглядають документи компанії. Тут правило схоже: те, як виглядає представник, що та як він говорить, як тримається під час комунікації та дотримується правил ділового етикету формує загальне враження про компанію загалом. До такої комунікації варто ретельно підбирати людей та готуватись заздалегідь.
Друге – які формат та місце розмови доречні? Варто чітко сформулювати свій запит та зрозуміти на якому майданчику найбільші шанси його вирішити. Сьогодні існує безліч можливостей спілкування з представниками держави – від офіційних заходів та робочих групах при держорганах до бізнес-сніданків та взаємному обміну відео на фейсбуці. Тактика відвідування всіх заходів та використання всіх наявних можливостей навряд виявиться успішною через їх величезний обсяг і виснаженість в таких перегонах. Тому ми радимо сконцентрувати свою увагу на специфіці запиту та продумати що дійсно може спрацювати у конкретному випадку.
Третє – чи є сенс в комунікації без сенсу? Сьогодні вступити в діалог з представниками держави видається на такою вже і складною задачею через різноманіття можливостей, про які ми згадали вище. Проте варто розуміти, що вступити в комунікацію заради привітання чи спільного фото в соцмережах – це один запит, а отримати результат від комунікації у вигляді вирішення вашого запиту – інший. Варто чітко розрізняти що і де виглядатиме доречним і, якщо привертати увагу до себе, то з чітко сформованою метою та попередньою підготовкою.
Окремо хочемо зауважити, що іноді доцільним є вирішення запиту компанії не в індивідуальному порядку, а на рівні окремих галузевих чи бізнес-спільнот. Це вже інший рівень діалогу з державою: складніше ігнорувати, складніше не помітити, складніше відмахнутися формальною відповіддю. Тому радимо використовувати такі можливості в якості інструменту посилення власного голосу у спілкуванні з державою.
З 1 вересня 2025 року в Україні запрацювала нова форма комунікації з державою – лобіювання. Для багатьох слово “лобізм” звучить підозріло, ніби це щось про кулуарне вирішення питань і телефонне право. Але в розумінні закону лобізм — це не тіньовий вплив, а спосіб донести свою позицію до держави і вплинути на ті правила, за якими живе та працює бізнес.
Лобіювання – це професійна діяльність, яка здійснюється з метою впливу на органи державної влади, органи місцевого самоврядування, їх посадових осіб, які наділені повноваженнями щодо прийняття (видання) нормативно-правових актів. До законних методів впливу на сьогодні можна віднести:
1) будь-яку пряму чи опосередковану комунікацію щодо питань, пов’язаних з прийняттям, зміною чи скасуванням нормативно-правового акту з представниками влади, які наділені такими повноваженнями;
2) підготовку та розповсюдження реклами, пропозицій, програмних і позиційних документів, аналітичних матеріалів, результатів соціологічних та інших досліджень щодо питань, пов’язаних з такими нормативно-правовими актами, у тому числі з використанням медіа або мережі Інтернет;
3) участь у заходах щодо питань, пов’язаних з прийняттям, зміною чи скасуванням нормативно-правового акту, з метою впливу (спроби впливу) на представників влади з відповідними повноваженнями;
4) запрошення таких осіб для участі у зустрічах, конференціях, заходах тощо;
5) організація проведення публічних заходів, інформаційних кампаній, інших заходів, не заборонених законом, що пов’язані з прийняттям, зміною чи скасуванням нормативно-правового акту;
6) інші методи, не заборонені Конституцією та законами України, спрямовані на вказану вище мету.
Для бізнесу, який системно взаємодіє з регуляторами та законодавцями, розуміння цих правил – обов’язкова частина комунікаційної стратегії. Те, що раніше відбувалося в «сірій зоні» неформальних контактів, тепер має прозору правову форму і ігнорувати цю прозорість означає наражати компанію на репутаційні та юридичні ризики. Тому радимо звернути свою увагу на лобіювання як можливий спосіб досягнення поставленої перед компанією мети.
Варто пам’ятати, що держава – це не безособовий організм, а за кожною посадою стоїть конкретна жива людина, яка читає ваше звернення, відповідає на дзвінок, надає консультацію, виступає на заході та у підсумку приймає рішення, що впливають на завтра вашого бізнесу. Розуміння «правил гри» дозволяють суттєво підвищити шанси на отримання бажаного ефекту: від того як мають виглядати письмові звернення компанії до того яким чином варто вибудовувати вербальну комунікацію.
Сьогодні побудова діалогу з державою – це must have на тому ж рівні, що і захист даних та фінансовий облік. Це процес, якого неможливо уникнути і результат якого напряму впливає на те, в яких умовах компанія, галузь та український бізнес опиняться завтра. Варто відходити до такої комунікації виважено, фахово та відповідально.
ОЛЕНА ГАДЖУК, адвокат, керуючий партнер HADZHUK&PARTNERS, PhD, позаштатний консультант Комітету Верховної Ради України з питань правоохоронної діяльності.
Щоб дізнатися більше, перегляньте запис вебінару ITU Legal Talks з Оленою Гаджук на тему «Від звернень до допитів: як бізнесу говорити з державою»:
